- -
Воронка найма сотрудников в Битрикс24 - делаем простую HRM

Воронка найма сотрудников в Битрикс24 - делаем простую HRM

автоматизация работы кадровиков в Битрикс24

Давайте для начала определимся, что такое HRM. HRM расшифровывается как Human Resource Management, что дословно переводится как “Управление человеческим ресурсом”.

Под HRM подразумевают систему для управления персоналом: от найма до развития карьеры и увольнения.

Такие системы внедряются для решения множества задач:

  • Автоматизация воронки найма сотрудников
  • Улучшение процесса адаптации нового сотрудника в коллективе
  • Ведение и учет кадровых перестановок, внутренних вакансий и карьерного роста
  • Планирование и оптимизация затрат на оплату труда сотрудников
  • Автоматизация бизнес-процессов в HR и др.

Разработка и внедрение полноценной HRM системы – вопрос дорогой и долгий. Во-многом из-за того, что на сегодняшний день на рынке не так много крупных игроков, кто предоставлял бы готовые системы под ключ.

Конечно, в рамках одной статьи невозможно описать создание полноценной HRM, поэтому мы с вами сконцентрируемся на единственной задаче: воронках найма и адаптации сотрудников.

Почему мы разделили воронки на две? Потому что, в нашем понимании, они решают разные задачи: сбор откликов на вакансии и интервьюирование, и внутрифирменное обучение и испытательный срок.

Стадии воронок в нашем примере и у вас в компании могут сильно отличаться, поэтому рекомендую не следовать инструкции буквально, а “примерять” свои бизнес-процессы. Так вы получите максимальный результат. Если инструкция оказалась сложной или вы хотите чтобы мы решили эту задачу за вас, нажимайте на кнопку “Хочу консультацию” справа и оставляйте заявку.

Последнее, что стоит упомянуть перед началом: в коробочной и в облачной версии Битрикс24 интерфейсы могут немного отличаться, не пугайтесь :)

Настройка воронки найма

Для организации воронок в Битрикс24 есть функционал смарт-процессов. Они находятся в блоке CRM и доступен в коробочной версии и в облаке начиная с тарифа Профессиональный.

добавить смарт-процесс

Нажимаем кнопку “Создать”, в появившемся окне выбираем “С чистого листа”. Во вкладке “Цифровое рабочее место” включаем “Добавить смарт-процесс в рабочее место”. В поле выбора в выпадающем меню нажимаем “Создать” и вводим название “HR-департамент”. Благодаря этому в левом меню портала у вас появится отдельный одноименный раздел.

настройки смарт-процесса

Во кладке основных настроек вводим название “HRM” и ставим все галочки. В примере я не включил дизайнер бизнес-процессов, но если вы планируете сложную автоматизацию – он вам понадобится.

настройка цифрового рабочего места

Во вкладке “Вид карточки” включаем “Использовать корзину”, остальное оставляем как есть и сохраняем.

Когда страница обновится, нажимаем на выпадающий список воронок “Общая” рядом с кнопкой “Создать”, далее “Воронки и туннели продаж”.

воронка найма сотрудников

Общую воронку переименовываем в “Подбор персонала”, затем создаем и переименовываем стадии:

  • Новый отклик
  • Созвон с HR
  • Тестовое задание
  • Созвон с руководителем
  • Сотрудник подошел - Успешная
  • Не подошел - Неуспешная

Воронка “Адаптация сотрудника”:

  • Новый сотрудник
  • Прохождение обучения
  • Испытательный срок
  • Встреча с директором
  • Сотрудник нанят - Успешная
  • Сотрудник не подошел - Неуспешная

От стадии “Сотрудник подошел” в первой воронке протягиваем связь до стадии “Новый сотрудник” второй воронки. Это туннель, который будет создавать запись во второй воронке автоматически.

На этом настройка воронки завершена, можно закрыть окно “Воронки и туннели”.

Настройка полей

В интерфейсе смарт-процесса нажимаем справа на шестеренку и выбираем “Настройка полей”.

рабочее место hr

В открывшемся окне последовательно создаем поля. Здесь можете создать любые поля, какие нужны вам для хранения данных. Названия и типы полей видны на скрине.

Обязательность полей не ставим, мы их настроим в другом интерфейсе.

Закрываем окно создания полей.

Давайте создадим тестовую запись в воронке “Подбор персонала”, для этого нажимаем на зеленую кнопку “Создать”.

Находим там поле “Причина отказа” и нажимаем на маленькую шестеренку рядом, затем ставим галочку “Обязательно на стадии” и выбираем только стадию “Не подошел”.

настройка обязательности полей

Теперь нельзя будет забраковать сотрудника без указания причины отказа.

Аналогично находим поле “Сотрудник” и делаем его обязательным на успешной стадии “Сотрудник подошел”.

как сделать обязательные поля в Битрикс24

Подразумевается, что после прохождения всех собеседований и перехода к испытательному сроку, для нового сотрудника будет создана учетная запись в Битрикс24, которая и будет прикрепляться к карточке. Так HR будет удобнее находить нужного сотрудника, а мы сможем в будущем настроить на него автоматизацию.

Сохраняем тестовую запись.

Теперь настроим вид карточки в воронке. Нажимаем на ту же шестеренку и в этот раз выбираем “Настройка канбана”, “Настройка карточки просмотра”.

Настройка карточки в канбане

Отмечаем те поля, которые вы хотите видеть в списке. Все отметить не получится, они просто не поместятся. Не забываем нажать “Применить”.

Автоматизация работы HR

Теперь давайте автоматизируем рутину. Для начала наметим план. Как будет проходить работа с кандидатом в наших воронках:

  • Новый отклик – поступил новый отклик на вакансию, нужно уведомить HR.
  • Созвон с HR – нужно назначить созвон с соискателем и проверить на соответствие вакансии.
  • Тестовое задание – если на предыдущем этапе все ок, выдаем тестовое задание и даем 3 дня на его выполнение.
  • Созвон с руководителем – после выполнения тестового задания, нужно организовать созвон с будущим руководителем соискателя.
  • Прохождение обучения – должна ставиться автоматическая задача на прохождение внутрифирменного обучения, срок – 3 дня.
  • Испытательный срок – по окончании 30-дневного испытательного срока нужно уведомить HR и запланировать инетрвью с соискателем.
  • Встреча с директором – запланировать встречу с директором перед непосредственным приемом на работу.

Приступим. Нажимаем на значок роботов под шестеренкой и переходим в интерфейс, который называется “Автоматизация продаж”.

настройка роботов для автоматизации кадровиков

Первым делом переходим на вкладку “Константы” и создаем константу “Руководитель HR”. Это самая простая схема работы, при которой на одного сотрудника будут создаваться уведомления и задачи по работе с персоналом.

Тип ставим “Привязка к пользователю”. Для теста я в значении константы указал себя, вам советую сделать также.

константа руководителя hr отдела

Сохраняем и возвращаемся к вкладке “Роботы”.

На стадию “Новый отклик” добавляем блок “Добавить уведомление”.

добавление уведомления при заполнении вакансии

В поле "Текст сообщения" вводим ту информацию, которая будет отображаться у HR, в получателе сообщения ставим нашу константу “Руководитель HR” с вкладки “Роли”.

робот уведомления

Сохраняем и переименовываем блок в “Уведомление руководителю HR”.

На стадии “Созвон с HR”

Добавляем блок “Поставить задачу”.

Название: “Первичный созвон по вакансии {{Желаемая должность}}”.

Описание: “Необходимо созвониться с соискателем и выслать тестовое задание.”.

Исполнитель: константа “Руководитель HR”.

Крайний срок: через 1 день после “Текущее время”, ставим галочку “Учитывать рабочее время компании”.

добавление задачи hr

По аналогии добавляем задачи для следующих стадий.

Для стадии “Тестовое задание”

Название: “Созвон по результатам тестового задания {{Желаемая должность}}”.

Описание: “Прошло 3 дня с отправки тестового задания соискателю. Необходимо созвониться и выяснить результаты выполнения”.

Исполнитель: константа “Руководитель HR”.

Крайний срок: через 3 дня после “Текущее время”, ставим галочку “Учитывать рабочее время компании”.

Для стадии “Созвон с руководителем”

Название: “Организация созвона с будущим руководителем {{Желаемая должность}}”

Описание: “Необходимо договориться о общем созвоне с будущим руководителем и соискателем.”.

Исполнитель: константа “Руководитель HR”.

Крайний срок: через 3 дня после “Текущее время”, ставим галочку “Учитывать рабочее время компании”.

Не забываем переименовывать блоки после сохранения. Для этого есть значок карандаша рядом с названием. В итоге получится вот такая автоматизация:

автоматизация работы кадровиков в Битрикс24

Рядом с кнопкой “Создать” переключаемся с воронки “Подбор персонала” на воронку “Адаптация сотрудника” и добавляем задачи для стадий.

Для стадии “Прохождение обучения”

Название: “Добро пожаловать в команду!”.

Описание: “Вы приняты на испытательный срок на должность {{Желаемая должность}}.

В течение следующих 3 дней вы должны пройти корпоративное обучение [ссылка].”

Исполнитель: Сотрудник.

Крайний срок: через 3 дня после “Текущее время”, ставим галочку “Учитывать рабочее время компании”.

Для стадии “Испытательный срок”

Название: “Заканчивается испытательный срок для сотрудника {{ФИО}}”.

Описание: “Для сотрудника на должность {{Желаемая должность}} заканчивается испытательный срок.”.

Исполнитель: константа “Руководитель HR”.

Начало: через 30 дней после “Текущее время”, ставим галочку “Учитывать рабочее время компании“.

Окончание: через 3 дня после “Когда создан”, ставим галочку “Учитывать рабочее время компании“.

Для стадии “Встреча с директором”

Название: “Организовать встречу с директором”.

Описание: “Необходимо договориться о встрече (до 30 минут) {{ФИО}} с Директором.”.

Исполнитель: константа “Руководитель HR”.

Крайний срок: через 3 дня после “Текущее время”, ставим галочку “Учитывать рабочее время компании”.

С автоматизацией готово, теперь на каждой стадии будут ставиться автоматические задачи и будут приходить уведомления. Интерфейс “Автоматизация продаж” можно закрыть.

Форма отклика на вакансию в Битрикс24

Автоматизация – это хорошо, но как эти вакансии будут попадать к нам в воронку? Не вручную же?!

Конечно нет, мы создадим форму отклика на вакансию.

В CRM заходим в Интеграции – CRM-формы и нажимаем кнопку “Добавить”.

добавление формы отклика на вакансию

На странице создания формы листаем в самый низ и выбираем “Индивидуальная настройка”.

настройка вакансии

Переходим первым делом во вкладку “Сущности” и выбираем “Смарт-процесс”. Указываем наш смарт-процесс HRM и воронку “Подбор персонала”.

Форма добавления смарт-процесса

Во вкладке “Поля” убираем все, что там есть, и добавляем наши поля смарт-процесса: ФИО, Телефон, Желаемая должность, Желаемая зарплата, Резюме и Опыт работы.

Настройка полей вакансии

Нажав на значок карандаша напротив нужного поля, можно поставить галочку “Обязательное поле” для тех полей, которые должны быть обязательно заполненными.

Во вкладке “Действие после отправки” выбираем “Сообщение” и задаем текст сообщения об успешной отправке формы: “Спасибо за отклик на вакансию! HR свяжется с вами в ближайшее время”.

Сообщение об успешном заполнении вакансии

Остальные настройки можно оставить как есть.

Давайте посмотрим, как форма будет выглядеть. Нажимаем кнопку “Возможности формы” в правом верхнем углу, дальше “Поделиться”. Тут есть несколько вариантов размещения формы, но мы заходим на вкладку “Страница сайта” и нажимаем “Открыть сайт на компьютере”.

Внешний вид формы отклика на вакансию

Ссылку на эту страницу можно разместить у вас на сайте, в соцсетях и любых других местах. После заполнения, информация будет сразу добавлена в воронку “Подбор персонала” в первую стадию “Новый отклик”.

Пока HR передвигает карточку между стадиями, система автоматически подсказывает ему, какие действия и в какие сроки нужно выполнить: позвонить, организовать встречу, отправить тестовое задание и др.

Зарегистрировать Битрикс24

Начните пользоваться уже сегодня бесплатно

Зарегистрировать

Добавляйте в наш пример свои воронки, стадии и автоматизируйте работу согласно вашим реальным бизнес-процессам. Если не получилось разобраться со статьей, пишите нам – поможем с реализацией.

Обсудим проект? Напиши в Телеграм или Whatsapp

Комментарии

Telegram
+
Подпишись на наш Телеграм канал